9 |8 a& F: O/ U y3 t# |2 j/ u' W 7 ~# _( `# A6 H2 E2 ?
「公證人」(Notary Public)的主要業務是「見證本人簽名」,其實工作內容相當簡單:只要驗明正身後,請當事人當場簽名後,「公證人」在文件上簽名蓋官印,再登錄在公證日誌上即成。
! Y$ ], ?3 a" {, F% l7 G 4 N; ]. e w+ C4 J; F- s% M
- o9 k5 r" x; M( ]0 R7 f「公證人」的官印(Seal)?
/ @$ d+ V T7 F/ O! ]* Q% y . R5 O+ i. J: \/ q5 X3 g
執業的「公證人」必須有一個官印(Seal),在完成公證後,加蓋在文件之後。這個官印必須向政府核准的製造商購買,而且必須由「公證人」控管,不得假手他人,除了公證文件之外,不得做為其它用途。
8 c: f, F' [1 s: x) y( o
2 g4 S& y, p8 E6 I( Z! }
0 U) @4 F) ^* ?/ o
(上圖:公證官印,來源:http://www.corpconnect.com)* A% n5 y3 g- X' }" g7 v O" l! D
6 O4 ?9 }% W& B& z5 E) o
/ M/ i4 ]4 X% b3 o" N- N「公證人」如何驗證文件?
4 S" W V5 Y# h
; i5 r+ a& x2 B有些資深的「公證人」也有可能疏漏重要必填資料,造成顧客的文件被退件。請記住「四字訣」:「VVSS」,在完成公證程序後,再度檢查此四字訣是否完成,就不會有疏露之處。
* O& x" S( r2 D 1 K( e) t; j+ O- b& p9 F
★ V:Venue(地點)
& l. j, m) h3 J" G! ~' c1 X ★ V:Verbiage(官方用語)9 ~& F. s# e3 c9 |3 Q0 w6 v$ e
★ S:Sign(簽名)0 x! o1 g3 x3 c# M3 U) y) i7 `
★ S:Seal(加蓋官印)
9 g2 r& e1 g8 g; p! M
7 V: W; K! U* B/ ]& T' X/ R「Venue」(地點)指的是公證交件的實際地點,必須要是在加州才可以。Verbiage」(官方用語),公證人的任何公證業務,都有法定的用語,不能隨意增添或刪減;主管單位有可能更改公證的官方用語,「公證人」必須留意最新的公告。
8 M/ ?: e+ B; s; k 0 g% K" V+ q. A
「Sign」(簽名),「公證人」一定要親自簽名在驗證的文件之上。「Seal」(加蓋官印),在簽名之後,要加蓋官印;蓋官印要注意,官印必須要「影印後仍清晰可讀」才行。
1 m" l! N3 I. T8 R& o# {6 N t / ~6 G( H+ z3 F: h2 }+ k& a+ R/ X
4 d! V! N* ]) n6 G9 l0 f「公證人」驗證文件實例:
) `2 b! ]( |8 Y' p4 ?6 O5 ~+ t * U9 p! P! D+ _9 R8 }/ y q& H& T
★ Acknowledgement(照會簽名)$ ]! ^( T' r$ t
) a5 U2 d( `( {5 w, x$ m1 y, \
以下是最新版的「照會簽名(Acknowledgement)」範例,通常顧客拿來的文件的最後會有「Acknowledgement」部份,「公證人」只要完成此一部份即可。
. v" d0 m7 M- _# O6 k$ U6 e, Q" I. B* C
$ X1 A( X- |, k- l
( e; i9 O. p% M ~2 _1 g$ T7 J; _
|
" `0 H9 c9 {6 S2 ^(上圖:「Acknowledgement」。來源:Notaryclasses.com)。
+ r" Q8 p- ~0 V; c5 O1 }2 E% Q
S. c3 E( c' c* Z記得檢查四字訣:「VVSS」是否完成,例如顧客的文件上的用語與現行官方用語有所出入,請把這一段斜角劃掉,寫上「詳附件」,再附上一張正確的「Acknowledgement」公證書。
* F3 E' i1 l. F ' e1 |' P2 R% B7 t4 a$ A$ q
對了,「Acknowledgement」公證部份,請記得要圈選(或刪掉)正確(或不適用)的男卅女、單卅雙數的用語,才是最正確的!
# e; J4 M! j2 d# t" M4 N n & Y5 n. a7 s, I% ^
★ Jurat(親口宣誓)
% o' \9 [5 u3 W ( b8 U! V F# `# K& a: B6 _7 R
「宣誓(Affirmation)」與「發誓(Oath)」的差別在於後者涉及「神(God)」。有些不信教的,若請其以神之名發誓,將會有爭議,所以最好還是請其宣誓就好。宣誓的例範用語是:「Do you swear that the information contained in this document is true and correct to the best of your knowledge?」。
8 w, {7 A# N" J3 j9 Y
/ s" L/ p9 I* Q* s# d6 P$ m「公證人」必須請顧客宣誓後(即使顧客會笑場,這個問題真的非問不可、非答不可),才能完成「Jurat」的公證:再請顧客親自簽名(當然得先驗明正身)(同樣要檢查「VVSS」喔)。7 G7 E: d, h4 D1 T* _- @+ C
' d2 Z d) f$ n* B# L1 f) L* E
7 T. G6 ?+ S+ b2 y
* q' x7 l5 s9 b, D |
. V# K& W! c- u6 o2 g8 Z4 K(上圖:「Jurat」。來源:Notaryclasses.com)。
! }) C, }2 n7 z) I2 t% |3 B
" J8 X$ Y' c% x
6 ?' H! y. n( C+ D7 M# w「公證人」再次千叮萬囑要注意:8 d. Y$ h( v& K2 ]- p
8 k u; v# H m0 A% |9 G, T「公證人」是公務人員,「依法」執行公務,所以一定要嚴格遵守主管單位的規定。3 Z+ Z8 y+ ?0 } i7 [: ^% V" Y( a
$ }" R* [- r7 `# K' Z0 u# \ w「公證人」責任最重大之處便是「驗明正身」。能夠接受的證件包括:駕照、護照等等,一定要切實核對。
G1 f1 n8 h/ Y8 j" Z 9 V, i% X2 p ~# `/ l
老師上課時舉例:加州駕照都有當事人的「特徵」,這些都是必須詳實核對的項目。例如:身高、體重、髮色、眼球顏色等等。若有顧客戴會讓眼球變色的隱形眼鏡,她一定會請顧客拿下隱形隱鏡∼" K1 d* S. B) K1 }
- t4 f9 `( t* E+ K) @' N# K還有,她有一位熟朋友來請她公證。這位熟朋友身高至少六呎以上,但 DMV 駕照只寫「五呎三吋」,朋友說是 DMV 將「六呎三吋」誤植為「五呎三吋」,但她還是拒絕幫朋友公證,請朋友到 DMV 更改駕照後,才能幫其公證。因為從 2008 年元月份起,公證法要求「公證人」一定要看證件,即使是熟人亦不能通融(Personal Knowledge alone is not acceptable identification!)。7 v4 \. M7 {: N) [" Q4 T9 U
# j8 p4 h, g4 T
最後再提醒一次,「公證人」絕對不能幫顧客選擇所要公證的類別,例如顧客拿來的文件上無法辨識該執行 Acknowledgement 或 Jurat 或其它,一定要詢問顧客的真意,或詢問文件起草人的原意。給予建議或逕自公證,都是犯法的!「公證人」不是律師,絕對不能給予顧客法律意見!6 V$ @' G& y/ W; F
: x3 D3 k$ S5 ]! w$ G
v! e& T/ c3 }0 j/ R
呵呵,轉眼「公證人」簡介已寫到第四篇,下一篇會介紹相關罰則,最後一篇來做做模擬考題,然後大家應該都已具備當「公證人」的知識囉,較具慧根的,可能可以直接去考試猜題了呢!
8 F: h6 I8 J" F; P0 b 2 s9 U9 P: l" X! g
% h2 q. z0 p* J/ T( a ?+ Z) I5 A
& l9 N: J5 j" }7 f- k2 ~
「公證人」(California Notary Public)系列總整理:6 n' r9 Z$ n% n9 A6 Q# J5 V, P/ S( v
; C& d, i3 g$ Q1 Q4 k7 R ★ 第一講:概述6 m. N2 D C3 [5 J2 S* E3 A
★ 第二講:報考, X" P j# ^, h: ]# S
★ 第三講:職責
" y0 D( e. e; ? S ★ 第四講:驗證文件1 n k: M, e: R
★ 第五講:罰則! K9 V9 \0 j! d0 W1 c" O
★ 第六講:模擬考 * {" m$ F: B( W) p2 l
5 i) D2 y+ r) A$ E
3 D5 T1 p' D! F& u7 q7 x 4 N# X" ?3 P. a6 S4 H$ i
Y+ T: [. E4 _; j7 W
2 I! K8 ~' {% ]% ~
+ |8 K+ ~1 |7 d; \, d
[ 本帖最後由 美美 於 2008-11-12 07:29 PM 編輯 ] |