4. California Notary Public（加州公證人）:: 驗證文件

　
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「公證人」（Notary Public）的主要業務是「見證本人簽名」，其實工作內容相當簡單：只要驗明正身後，請當事人當場簽名後，「公證人」在文件上簽名蓋官印，再登錄在公證日誌上即成。
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: n& R) |* F- ?! P% \「公證人」的官印（Seal）？
　
1 w) i! m: z+ z& @. R" w執業的「公證人」必須有一個官印（Seal），在完成公證後，加蓋在文件之後。這個官印必須向政府核准的製造商購買，而且必須由「公證人」控管，不得假手他人，除了公證文件之外，不得做為其它用途。
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' G3 |5 @/ F2 w（上圖：公證官印，來源：http://www.corpconnect.com）
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& U+ b: F" k) L' I. p3 j$ R「公證人」如何驗證文件？
　
有些資深的「公證人」也有可能疏漏重要必填資料，造成顧客的文件被退件。請記住「四字訣」：「VVSS」，在完成公證程序後，再度檢查此四字訣是否完成，就不會有疏露之處。
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7 |! h1 Y/ G7 @: N2 w2 |　★　V：Venue（地點）
　★　V：Verbiage（官方用語）
　★　S：Sign（簽名）
　★　S：Seal（加蓋官印）
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' S( i8 v; }9 I2 C% x+ B1 u「Venue」（地點）指的是公證交件的實際地點，必須要是在加州才可以。Verbiage」（官方用語），公證人的任何公證業務，都有法定的用語，不能隨意增添或刪減；主管單位有可能更改公證的官方用語，「公證人」必須留意最新的公告。
　
「Sign」（簽名），「公證人」一定要親自簽名在驗證的文件之上。「Seal」（加蓋官印），在簽名之後，要加蓋官印；蓋官印要注意，官印必須要「影印後仍清晰可讀」才行。
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「公證人」驗證文件實例：
　
: w2 g6 z0 G9 B　★　Acknowledgement（照會簽名）
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& b: O( r6 R$ l0 E+ h8 q$ Z! w# V以下是最新版的「照會簽名（Acknowledgement）」範例，通常顧客拿來的文件的最後會有「Acknowledgement」部份，「公證人」只要完成此一部份即可。
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（上圖：「Acknowledgement」。來源：Notaryclasses.com）。
　
記得檢查四字訣：「VVSS」是否完成，例如顧客的文件上的用語與現行官方用語有所出入，請把這一段斜角劃掉，寫上「詳附件」，再附上一張正確的「Acknowledgement」公證書。
　
& X/ g2 I" @2 J; [( T8 K9 ?對了，「Acknowledgement」公證部份，請記得要圈選（或刪掉）正確（或不適用）的男卅女、單卅雙數的用語，才是最正確的！
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& E, K5 l1 ^# e  \5 J% j　★　Jurat（親口宣誓）
　
「宣誓（Affirmation）」與「發誓（Oath）」的差別在於後者涉及「神（God）」。有些不信教的，若請其以神之名發誓，將會有爭議，所以最好還是請其宣誓就好。宣誓的例範用語是：「Do you swear that the information contained in this document is true and correct to the best of your knowledge?」。
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「公證人」必須請顧客宣誓後（即使顧客會笑場，這個問題真的非問不可、非答不可），才能完成「Jurat」的公證：再請顧客親自簽名（當然得先驗明正身）（同樣要檢查「VVSS」喔）。
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5 I9 A1 a! ?4 m; A$ g（上圖：「Jurat」。來源：Notaryclasses.com）。
　
　
「公證人」再次千叮萬囑要注意：
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; C8 G! r0 e' ?. ]! a( ^9 t「公證人」是公務人員，「依法」執行公務，所以一定要嚴格遵守主管單位的規定。
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9 ]; k4 U; [, V2 F「公證人」責任最重大之處便是「驗明正身」。能夠接受的證件包括：駕照、護照等等，一定要切實核對。
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老師上課時舉例：加州駕照都有當事人的「特徵」，這些都是必須詳實核對的項目。例如：身高、體重、髮色、眼球顏色等等。若有顧客戴會讓眼球變色的隱形眼鏡，她一定會請顧客拿下隱形隱鏡∼
　
還有，她有一位熟朋友來請她公證。這位熟朋友身高至少六呎以上，但 DMV 駕照只寫「五呎三吋」，朋友說是 DMV 將「六呎三吋」誤植為「五呎三吋」，但她還是拒絕幫朋友公證，請朋友到 DMV 更改駕照後，才能幫其公證。因為從 2008 年元月份起，公證法要求「公證人」一定要看證件，即使是熟人亦不能通融（Personal Knowledge alone is not acceptable identification!）。
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最後再提醒一次，「公證人」絕對不能幫顧客選擇所要公證的類別，例如顧客拿來的文件上無法辨識該執行 Acknowledgement 或 Jurat 或其它，一定要詢問顧客的真意，或詢問文件起草人的原意。給予建議或逕自公證，都是犯法的！「公證人」不是律師，絕對不能給予顧客法律意見！
　　
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呵呵，轉眼「公證人」簡介已寫到第四篇，下一篇會介紹相關罰則，最後一篇來做做模擬考題，然後大家應該都已具備當「公證人」的知識囉，較具慧根的，可能可以直接去考試猜題了呢！
　
　
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　　「公證人」（California Notary Public）系列總整理：
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% U* N0 ]" N- Y　　　　★　第一講：概述
　　　　★　第二講：報考
/ R0 g5 E$ E4 o  j! ^　　　　★　第三講：職責
' D; K) Y$ e; m- z% F　　　　★　第四講：驗證文件
　　　　★　第五講：罰則
　　　　★　第六講：模擬考　
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+ R# N1 `* i5 k- O$ c" I7 p[ 本帖最後由 美美 於 2008-11-12 07:29 PM 編輯 ]