Outlook 簡單設定，輕鬆向眾客戶拜年！

簡單設定，輕鬆向眾客戶拜年！

作者：薛宇盛

年底將近，業務人員總會貼心地與客戶們寒暄問暖一番，也順便介紹一下明年度的新產品，這樣明年又會是豐收的一年。最快最方便的方式當然是使用電子郵件，以往只能寄送格式一致的電子郵件，今年來點不同的吧！本篇將介紹你如何使用「合併列印」功能，使每個客戶能收到專屬的E-mail。讓信件的開頭不再是死板的"親愛的客戶, 您好"，而是加上客戶名字的問候言，客戶一定能感到你的貼心及用心，有生意時當然第一個想到你，業績也就扶搖直上。



信件內文可以依照所郵寄對象的不同，而顯示不同的客戶


啟動合併列印功能

本範例是以Outlook「連絡人」資料來進行「合併列印」的工作，如果你平常有建立客戶資料於Outlook「連絡人」資料中，本範例將能協助您快速並能客製化每一位客戶的電子郵件。




1.首先請先準備一份圖文並茂的文件，並開啟該文件。
2.要使用合併列印之前，你必須先開啟word的工作窗格，來進行電子郵件合併互印功能。如果看不到「工作窗格」，從「檢視」/「工作窗格」呼叫出「工作窗格」。



3.點選「工作窗格」上方預設會顯示的功能為「快速入門」，在此下拉選項，點選「合併列印」。

利用引導介面選擇寄信名單

「合併列印」是採用類似安裝精靈一般的引導介面，一共有六個步驟，你只要按照步驟1到步驟6的引導動作，即可完成合併列印的工作。




1.在步驟1中，選定你要使用的文件類型為「電子郵件訊息」。（如果你選擇的是「信件」，他會將你的文件當成實際的信件，由印表機列印出來）
2.在步驟2選擇「使用目前文件」。




3.在步驟3的「選擇收件者」中，點選「從Outlook連絡人選取」。
4.再從「自Outlook連絡人選取」，點選「選擇連絡人資料夾」。
5.此時會出現「選取設定檔」的對話窗，請選取您所使用的「Outlook設定組態」，再按「確定」即可。
6.接下來會出現「選取連絡人清單資料夾」，選取客戶名單所在的資料夾，再按「確定」即可。




7.選取您所要通知的客戶名單，選定後再按「確定」即可。

設定合併欄位

現在我們要設定要合併的欄位，這可以讓你將Word中的內文，可以結合Outlooik特定的欄位做出變化，比方說你可以在文件中的開頭插入「親愛的XXX客戶您好：」之類的字句，讓收件者更覺得貼心。




1.在「步驟4：寫電子郵件」中，點選你要插入到文件的項目。比方說我們要插入姓名，在這裡就要選取「其它項目」。




2.接下來會顯示「插入合併欄位」的視窗，這裡會列出Outlook裡頭所預設的欄位，你可以選擇你要插入的欄位有哪些。

3.在WORD文件中點選你要插入欄位的文章位置，然後反覆在視窗中點選你要的欄位。




4.在範例中我們使用了「姓氏」以及「姓名」為例，你會看見在文件中出現了<<姓氏>> <<姓名>>，於「親愛的」及「客戶」中間，即表示您已成功將「Outlook」連絡人資料合併到該文件中。

預覽文件的結果

插入欄位之後，我們可以到「預覽」的步驟中，檢視我們所插入的欄位是否能夠完美的顯示在文件中，或是會不會因為聯絡人的資料不全而導致文件顯示起來很奇怪。

1.按下「工作窗格」中的「下一步」，到「步驟5：預覽電子郵件」。




2.此時，文件中已出現「合併列印」的成果了，出現了「親愛的張小燕客戶，您好」的問候語了。




3.使用「工作窗格」上方，按鍵「>>」表示「下一封信件」；而按鍵「<<」表示「上一封信件」，再配合「工作窗格」上方，按鍵「排除收件者」，可以「預覽」並確認是否要寄信件給該客戶。

4.如果覺得不滿意此次的合併結果，可以點選「工作窗格」下方「上一步：寫電子郵件」，再依技巧三的步驟，再做一次。直到滿意為止。

郵寄出賀卡給所有的聯絡人

最後，我們要將完成的信件賀卡郵寄給聯絡人，我們可以選擇郵件的格式為HTML，圖文的排列才能依照我們設計的格式呈現。

1.按下「工作窗格」中的「下一步」，到「步驟6：完成合併」。




2.此時，可以直接點選「工作窗格」中「電子郵件」進行寄信動作。




3.接下來會出現「合併到電子郵件」的對話窗，於「到(O)：」選擇「電子郵件地址」，表示會直接寄到該客戶的信箱。

4.承上，於「主旨列(S)：」輸人信件主旨。於「郵件格式」選定「HTML」，如此即可將該文件以網頁型式寄到客戶信箱中，以方便客戶讀取。再按「確定」鍵即可。

5.此時請稍候片刻，word會一封信件一封信件，進行合併動作。

tips：此時信件尚未寄出，還存放「Outlook」寄件匣中。您必須執行Outlook程式，進行寄信動作，才能將產生出來的信件全數寄出。

本報內容由 PC Office 提供　每週二出刊.2005.01.18